Comment une agence a récupéré 15h par mois
L'histoire d'une équipe qui a retrouvé du temps pour ce qu'elle aime : créer du contenu.
L'histoire
Chaque lundi matin, c'était le même rituel. Ouvrir LinkedIn, Instagram, Google Ads pour chaque client. Copier les chiffres dans un PowerPoint. Recommencer pour les 10 clients de l'agence.
3 heures plus tard, les rapports étaient enfin prêts. 3 heures que l'équipe aurait préféré consacrer à la création de contenu.
Il y avait aussi les factures. Les relances se faisaient quand le temps le permettait, ce qui signifiait souvent... pas du tout. Une ou deux factures passaient entre les mailles chaque mois.
Et puis, comme souvent dans les agences de communication, le temps manquait pour leurs propres réseaux. C'est un peu le comble quand c'est votre métier, mais c'est tellement courant.
C'est là qu'on a commencé à travailler ensemble, avec un objectif simple : récupérer ces heures perdues.
La situation de départ
Des lundis consacrés au reporting
Chaque semaine, un collaborateur passait 3h à compiler les statistiques : export depuis chaque plateforme, consolidation dans PowerPoint, envoi manuel. Un travail nécessaire, mais qui laissait peu de place à la créativité.
Des relances qui passaient à la trappe
Les relances se faisaient quand le temps le permettait. Sans process systématique, une ou deux factures étaient oubliées chaque mois - c'est humain quand on court après le temps.
Leurs propres réseaux délaissés
Entre les clients prioritaires et l'administratif, l'agence publiait 2-3 fois par mois sur ses propres réseaux. Pas par manque d'idées, mais par manque de temps.
Le projet
Audit & compréhension
Analyse des process existants, identification des points de friction et des priorités.
Mise en place
Configuration des workflows, connexion des outils, tests et ajustements.
Résultats mesurés
Suivi des indicateurs, optimisations et autonomie de l'équipe.
Ce qui a changé
Reporting automatisé
- Connexion des plateformes à un workflow N8n
- Consolidation automatique des données chaque dimanche soir
- Génération d'un PDF personnalisé par client
- Envoi automatique le lundi matin à 9h
En pratique : L'équipe arrive le lundi matin et les rapports sont déjà dans les boîtes mail des clients. Plus besoin d'y penser.
Relances automatiques
- Intégration avec l'outil de facturation
- Séquence : J+7 (rappel amical), J+15 (relance), J+30 (alerte interne)
- Tracking complet visible dans un dashboard
En pratique : Les relances partent toutes seules, au bon moment, avec le bon ton. L'équipe n'intervient que si le client a besoin d'un échange direct.
Batch de publication
- 1 session de 2h par mois pour créer les contenus
- Programmation via Buffer
- L'agence publie maintenant 4-5 fois par semaine
En pratique : Un mardi par mois, l'équipe se réunit pour créer tout le contenu du mois. Le reste du temps, ça tourne tout seul.
Résultats après 3 mois
| Indicateur | Avant | Après | Évolution |
|---|---|---|---|
| Temps reporting | 12h/mois | 30 min | -95% |
| Impayées oubliées | 2/mois | ~0 | Trésorerie sécurisée |
| Posts propres/mois | 2-3 (irréguliers) | 20 (réguliers) | Visibilité multipliée |
| Temps libéré | - | ~15h/mois | Réinvesti en prospection |
On ne pensait pas que c'était possible de gagner autant de temps sur ces tâches. Le lundi matin a complètement changé : on peut se concentrer sur ce qu'on aime faire.
Technologies utilisées
Orchestration des workflows
Consolidation des données
Envoi d'emails automatisés
Programmation des posts
Vous vous reconnaissez dans cette situation ?
Discutons de vos défis et voyons ensemble ce qu'on peut simplifier.