Automatiser les relances de factures

Les factures impayées sont un problème classique des PME. Pas parce que les clients ne veulent pas payer, mais parce qu’on oublie de relancer. Résultat : des impayées qui s’accumulent et une trésorerie tendue.

Voyons comment automatiser ce process.

Le problème

Dans la plupart des PME, les relances fonctionnent ainsi :

La facture est envoyée
On attend
On se rend compte (parfois par hasard) qu’elle n’est pas payée
On rédige un email de relance
On oublie de relancer à nouveau si pas de réponse
L’impayé devient un problème

Résultat : des heures perdues, des oublis, et de l’argent qui dort chez vos clients.

La solution : la sequence automatique

L’idée est simple : créer une séquence de relances qui se déclenche automatiquement selon l’ancienneté de la facture.

Sequence type

J+7 : Rappel amical

Objet : Facture [NUM] - Petit rappel

Bonjour [Prénom],

Je me permets de vous rappeler la facture [NUM] d'un montant de [MONTANT] €,
dont l'échéance était fixée au [DATE].

Peut-être est-elle simplement passée inaperçue ?

Je reste à votre disposition si vous avez des questions.

Cordialement

J+15 : Relance ferme

Objet : Facture [NUM] - Relance

Bonjour [Prénom],

Sauf erreur de ma part, la facture [NUM] de [MONTANT] € reste impayée.

Merci de procéder au règlement dans les meilleurs délais.

En cas de difficulté, n'hésitez pas à me contacter pour en discuter.

Cordialement

J+30 : Dernière relance

Objet : Facture [NUM] - Dernière relance avant procédure

Bonjour [Prénom],

Malgré mes précédents rappels, la facture [NUM] de [MONTANT] € n'a
toujours pas été réglée.

Sans régularisation sous 8 jours, je serai contraint d'engager une
procédure de recouvrement.

Je préférerais évidemment trouver une solution amiable.

Cordialement

J+30 : Alerte interne En parallèle, vous recevez une notification pour intervenir personnellement.

Comment implémenter ?

Avec N8n (low-code)

Trigger : webhook depuis votre outil de facturation OU vérification quotidienne des factures
Condition : facture impayée depuis X jours
Action : envoi de l’email correspondant
Mise à jour : marquage de la relance dans un tableur/CRM

Avec votre outil de facturation

Certains outils (Pennylane, Qonto, etc.) proposent des relances automatiques natives. Vérifiez les fonctionnalités de votre outil actuel avant de créer un workflow externe.

Points d’attention

Personnalisation : utilisez le prénom, pas juste “Madame, Monsieur”
Tracking : notez chaque relance pour savoir où vous en êtes
Escalade : prévoyez une alerte pour les cas qui nécessitent votre intervention
Exceptions : certains clients meritent un traitement particulier

Résultats attendus

Sur la base des cas que j’ai accompagnés :

Indicateur	Avant	Après
Impayées oubliées	2-3/mois	~0
Délai moyen de paiement	45 jours	25 jours
Temps passé sur les relances	2-4h/mois	30min/mois

Pour aller plus loin

Ce qui rend cette automatisation encore plus efficace :

Détection automatique : l’outil vérifie lui-même les paiements reçus
Personnalisation avancée : ton différent selon le type de client
Intégration comptable : les relances sont tracées dans votre compta

Vous voulez mettre en place ce type d’automatisation ? Réservez un audit gratuit pour qu’on regarde ensemble votre situation.